Как настроить 1С для работы с маркетплейсами

Работа с маркетплейсами заметно усложняет складской и управленческий учет. Если на старте достаточно выгрузить товары и вручную обработать несколько заказов, то с ростом продаж в работе 1С появляются типичные проблемы:

• Один и тот же товар может иметь разные артикулы и штрихкоды на разных площадках, из-за чего возникают ошибки при сопоставлении карточек, сборке заказов и анализе продаж.
• Комплекты требуют отдельного учета состава: на маркетплейсе они продаются как один товар, а на складе состоят из нескольких позиций.
• Возвраты и брак нельзя сразу возвращать в свободный остаток, потому что товар нужно проверить, отделить годные позиции от некондиции и не допустить повторной продажи поврежденного товара.
• FBS-заказы требуют контроля резервов, статусов, сборки, упаковки, маркировки и сроков отгрузки.
• Отчеты комиссионера усложняют финансовый учет, так как маркетплейс удерживает комиссии, логистику, штрафы и компенсации, а сумма продажи покупателю не равна сумме выплаты продавцу. 

Подобные задачи можно решить в 1С, но необходима правильная настройка системы и интеграция с маркетплейсами.

Для работы с Ozon, Wildberries и Яндекс Маркет подходят основные конфигурации 1С:Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой и ERP. В данной статье рассмотрим настройку на примере 1С:УТ 11. В типовой 1С:Управление торговлей можно организовать базовый контур учета для маркетплейсов без дополнительных доработок. Главное – заранее правильно настроить НСИ, склады, цены, заказы клиентов и документы отражения продаж. Рассмотрим, как выстроить такую модель. 

В типовом варианте маркетплейс можно рассматривать как отдельный канал продаж, для которого в 1С должны быть настроены:

1. номенклатура и характеристики;
2. артикулы и штрихкоды;
3. упаковки;
4. комплекты и спецификации;
5. контрагенты и договоры с маркетплейсами;
6. виды цен по площадкам;
7. склады для свободного остатка, возвратов и брака;
8. заказы клиентов для FBS;
9. складские документы на сборку, оклейку и отгрузку;
10. документы комиссионной торговли и отражения продаж. 

Первый шаг – привести в порядок справочник «Номенклатура». Для маркетплейсов особенно важно, чтобы карточка товара в 1С была стабильной и однозначно сопоставлялась с карточками на площадках. 

Рекомендуется заранее определить правила ведения номенклатуры. Базовый подход — не создавать отдельные карточки номенклатуры в 1С под каждый маркетплейс или каждую карточку площадки, если физически это один и тот же товар. Внутри 1С лучше сохранять единую карточку товара, а различия между площадками отражать через характеристики, дополнительные реквизиты, штрихкоды, артикулы маркетплейсов или таблицы сопоставления в интеграционном модуле. 

При этом, на практике бывают сценарии, когда один и тот же физический товар специально размещают на маркетплейсе в нескольких карточках: например, для тестирования разных названий, описаний, категорий, фотографий, ценовых гипотез или вариантов продвижения. Такой подход возможен, но его нужно учитывать отдельно в учетной модели. В типовом варианте 1С это может потребовать дополнительного сопоставления между одной номенклатурой 1С и несколькими карточками маркетплейса, а также доработок или настроек интеграционного модуля.  

Пример

В 1С у номенклатуры есть основной артикул, но для маркетплейсов часто требуется хранить несколько идентификаторов:

• внутренний артикул компании;
• артикул поставщика;
• артикул продавца на маркетплейсе;
• внутренний идентификатор товара на маркетплейсе (SKU площадки);
• штрихкод товара на маркетплейсе.

Для склада и FBS-отгрузок критично правильно вести штрихкоды, потому что именно по ним чаще всего происходит идентификация товара при приемке, хранении, сборке, упаковке и отгрузке заказа.

Кроме того, штрихкоды нужны для корректной печати этикеток, проверки собранного заказа перед отгрузкой и сопоставления данных 1С с требованиями маркетплейса. Поэтому штрихкоды лучше вести не только на уровне номенклатуры, но и на уровне характеристик, упаковок и комплектов, если они используются в продаже.
В 1С следует настроить штрихкоды:

• для номенклатуры;
• для характеристик;
• для упаковок;
• при необходимости – для комплектов.

Если на маркетплейсе осуществляется продажа в коробах или упаковках, в 1С нужно настроить упаковки номенклатуры.
Это позволяет:

• учитывать товар в базовой единице;
• отгружать товар коробами или упаковками;
• корректно печатать этикетки;
• контролировать количество товара при сборке заказа.

Для продажи наборов на маркетплейсах лучше использовать механизм комплектов и спецификаций. Это позволит вести корректный учет комплектующих и готовых комплектов, процесс формирования комплектов становится более прозрачным.
Возможны два варианта:

1. Продажа готовых комплектов.
   Используется, если есть возможность формировать готовые комплекты заранее и комплектующие не продаются отдельно.
2. Сборка комплекта перед отгрузкой.
   Используется, если нет готовых комплектов, комплект формируется из отдельных товаров на складе.

Такой подход позволяет видеть реальные остатки компонентов и не продавать комплекты, если не хватает хотя бы одного товара из состава. Документы комплектации могут выступать в качестве задания на сборку для сотрудников склада.

Каждый маркетплейс лучше завести отдельным контрагентом:

• Ozon;
• Wildberries;
• Яндекс Маркет и т.д.

• FBS;
• FBO / FBM;
• комиссионная торговля;
• продажи юридическим лицам;
• экспортные продажи / страны ЕАЭС.

Для маркетплейсов нежелательно использовать одну общую цену. У каждой площадки свои комиссии, логистика, акции, скидки и требования к минимальной цене. 

В 1С:Управление торговлей для управления ценами на площадках удобно использовать разные виды цен. 

Цены можно хранить по номенклатуре и характеристикам. Если один и тот же товар продается на разных площадках по разным ценам, это позволяет не создавать дубли номенклатуры.

Остатки для маркетплейсов – один из самых чувствительных участков учета. Ошибка в остатках приводит к отменам заказов, штрафам, снижению рейтинга продавца и ручным корректировкам. Чтобы эффективно управлять остатками, в 1С рекомендуется разделить склады по назначению. 

Основной склад используется для хранения доступного остатка, который можно передавать на маркетплейсы. Например:

• «Основной склад»;
• «Склад интернет-продаж»;
• «Склад FBS».

Для возвратов с маркетплейсов лучше использовать отдельный склад. Например:

• «Возвраты Ozon»;
• «Возвраты Wildberries»;
• «Склад возвратов маркетплейсов».

Для поврежденных товаров нужен отдельный склад брака. Например:

• «Брак маркетплейсы»;
• «Некондиция»;
• «Товары к списанию».

1. Товар поступает на основной склад.
2. Доступный остаток передается на маркетплейсы.
3. При поступлении FBS-заказа товар резервируется.
4. После сборки и отгрузки товар списывается с основного склада.
5. Возврат поступает на склад возвратов.
6. После проверки товар перемещается:
   - на основной склад – если годен к продаже;
   - на склад брака – если поврежден;
   - на списание – если не подлежит реализации. 
   

При схеме FBS продавец хранит товары у себя и отгружает заказы на маркетплейс после получения заказа от покупателя.
В 1С:УТ для этого нужно включить и использовать механизм заказов клиентов. 

Заказ клиента позволяет:

• фиксировать поступивший заказ с маркетплейса;
• резервировать товар;
• контролировать статус сборки;
• передавать заказ на склад;
• формировать отгрузочные документы;
• анализировать отмены и неотгруженные заказы.

При схеме FBО продавец вначале формирует перечень товаров, который войдет в поставку, собирает и отгружает на склад маркетплейса, а далее уже сам маркетплейс занимается упаковкой и отгрузкой по заказам клиентов. В 1С:УТ формирование поставок можно осуществлять сразу через документ реализации, но мы рекомендуем так же использовать механизм заказов клиентов, т.к. в моменте сборки поставки состав товаров может меняться и удобно будет использовать именно заказ. 

Для маркетплейсов складской процесс должен быть максимально формализован. Особенно если ежедневно обрабатываются сотни заказов.

В 1С:УТ можно использовать ордерный склад. Это удобно, когда нужно разделить финансовые документы и фактические складские операции. 

Ордерная схема помогает:

• контролировать сборку заказов;
• фиксировать фактическую отгрузку;
• разделять работу менеджеров и склада;
• уменьшать ошибки при комплектации;
• использовать задания на отбор и размещение.

На этапе сборки кладовщик должен получить список товаров к отбору. Если используются характеристики, упаковки и штрихкоды, сборка становится более точной. 

Желательно, чтобы склад работал не по названию товара, а по штрихкоду, артикулу, ячейке и характеристике. 

Маркетплейсы требуют этикетки, штрихкоды отправления и маркировку грузовых мест. В 1С можно организовать печать внутренних этикеток, а этикетки маркетплейсов получать через интеграционный сервис или личный кабинет площадки и предавать их на склад для оклейки. 

После сборки и оклейки заказ передается в отгрузку. В 1С это может сопровождаться:

• расходным ордером;
• реализацией товаров;
• перемещением;
• передачей на комиссию;
• иным документом – в зависимости от схемы учета.

Большинство маркетплейсов работают по агентской или комиссионной схеме. Это значит, что факт передачи товара маркетплейсу и факт продажи конечному покупателю – не одно и то же. Рекомендуем использовать комиссионную схему и для корректного учета в 1С нужно отражать:

• переданные товары;
• продажи покупателям;
• удержанные комиссии;
• услуги логистики;
• штрафы;
• компенсации;
• возвраты;
• выплаты от маркетплейса. 

Один из ключевых документов – отчет комиссионера. Он позволяет отразить, какие товары были проданы маркетплейсом, по какой цене, какие суммы удержаны и сколько должно быть перечислено продавцу. В 1С:УТ такой подход позволяет:

• закрывать продажи за период;
• учитывать комиссию маркетплейса;
• видеть финансовый результат;
• сверять выплаты;
• анализировать продажи по площадкам. 

Даже если базовая учетная модель строится на типовом функционале 1С:УТ, многие операции лучше автоматизировать. Это снижает нагрузку на менеджеров, склад и бухгалтерию.

Автоматизация работы строится на решениях интеграции 1С с маркетплейсами. Сейчас на рынке есть немало продуктов с развитым функционалом. Один из лидеров – система RDV Маркет. Можно установить расширение в свою 1С:УТ, УНФ, КА или ERP и бесплатно протестировать в течение 21 дня.

• очистить дубли номенклатуры;
• определить правила ведения характеристик;
• заполнить артикулы;
• настроить штрихкоды;
• завести упаковки;
• описать комплекты и спецификации;
• создать контрагентов и договоры маркетплейсов. 

• создать виды цен по маркетплейсам;
• определить правила расчета цен;
• настроить минимальные цены;
• назначить ответственных за актуализацию;
• проверить цены по товарам с характеристиками. 

• определить основной склад для передачи остатков;
• создать склад возвратов;
• создать склад брака;
• настроить резервирование;
• описать правила перемещения возвратов. 

• настроить использование заказов клиентов;
• определить статусы;
• описать процесс обработки заказа;
• настроить резервирование;
• связать заказы со складскими операциями. 

• определить, нужна ли ордерная схема;
• настроить сборку заказов;
• организовать рабочие места для упаковки заказов;
• настроить печать этикеток;
• описать процесс оклейки;
• настроить отгрузку. 

• настроить схему комиссионной торговли;
• настроить отчеты комиссионера;
• настроить сверку выплат и комиссий. 

• настроить сопоставление товаров;
• настроить обмен остатками;
• настроить обмен ценами;
• подключить автозагрузку заказов в 1С;
• настроить загрузку финансовых отчетов;
• проверить отражение в типовых документах 1С.